CODICE ETICO
INSIEME DELLE REGOLE DI CONDOTTA
INDICE
1. INTRODUZIONE
1.1 La missione
1.2 Il valore della reputazione e dei doveri fiduciari
1.3 Il valore della reciprocità
1.4 Validità ed applicazione del codice etico
2. PRINCIPI GENERALI
2.1 Imparzialità
2.2 Trasparenza e completezza dell’informazione
2.3 Onestà
2.4 Correttezza in caso di conflitti di interesse
2.5 Riservatezza
2.6 Valore delle risorse umane
2.7 Qualità dei servizi
2.8 Concorrenza sleale
2.9 Responsabilità verso la collettività
3. CRITERI DI CONDOTTA
3.1 GENERALITA’
3.1.1. Trattamento delle informazioni
3.1.2. Omaggi e regalie
3.1.3 Comunicazione all’esterno
3.2 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON IL PERSONALE
3.2.1 Gestione del personale dipendente
3.2.1.1. Selezione del personale
3.2.1.2 Costituzione del rapporto di lavoro
3.2.1.3 Gestione del collaboratore
3.2.1.4. Valorizzazione e formazione delle risorse
3.2.1.5 Valutazione del personale
3.2.2 Diritti del lavoratore
3.2.2.1 Sicurezza e salute sul lavoro
3.2.2.2 Tutela della privacy
3.2.2.3 Tutela della persona
3.2.3 Doveri del lavoratore
3.2.3.1 Criteri di condotta
3.2.3.2 Utilizzo dei beni aziendali
3.2.2.3 Conflitto di interessi
3.2.3.4 Gestione delle informazioni
3.3 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI
3.3.1 Imparzialità
3.3.2 Contratti e comunicazione ai clienti
3.3.3 Comportamento dei collaboratori nel rapporto con i clienti
3.3 4 Controllo della qualità e della customer satisfaction
3.4 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I FORNIITORI
3.4.1 Scelta dei fornitori
3.4.2 Integrità ed indipendenza nei rapporti
3.4.3 Comportamenti etici nelle forniture
3.5 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LA
COLLETTIVITA’ E CON LE ISTITUZIONI CHE LA RAPPRESENTANO
3 .5.1 Politica sociale
3.5.2 Rapporti istituzionali
4. ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO
4.1Comunicazione e formazione
4.2 Compiti del Responsabile dello Studio Planamente
4.3 Segnalazioni dei clienti
4.4 Violazioni e revisioni in tema di codice etico 4
1. INTRODUZIONE
Il presente codice esprime gli impegni e le responsabilità etiche cui sono tenuti ad uniformarsi, nella conduzione degli affari e delle attività aziendali, tutti i collaboratori dello Studio Planamente, siano essi l’amministratore, i dipendenti, o terzi interessati.
1.1La missione
La missione dello Studio Planamente, centro servizi e consulenza a capitale privato, è quella di fornire, attraverso un bagaglio decennale di esperienza professionale, conoscenze acquisite in continuo aggiornamento e l’utilizzo di tecnologie informatiche e telematiche, una vasta gamma di servizi reali alle piccole e medie imprese operanti principalmente, ma non solo, nel territorio della Regione Abruzzo, tra i quali:
– consulenza fiscale e tributaria;
– consulenza societaria;
– organizzare imprese all’estero;
– contrattualistica nazionale ed internazionale;
– finanziamenti agevolati, ordinari e leasing;
– consulenza lavoro e previdenza;
– formazione del personale;
– perizie e stime;
– centro servizi per invio dati telematici fiscali ed amministrativi;
– intermediario telematico abilitato.
Lo Studio Planamente rappresenta un importante punto di riferimento nella progettazione, realizzazione e fornitura di servizi alle imprese.
Pertanto, nel perseguimento di detti obiettivi, lo Studio Planamente aspira a mantenere e sviluppare proficuamente il rapporto di fiducia con i propri clienti, intendendo con tale termine l’insieme degli individui, gruppi o istituzioni il cui apporto è richiesto per realizzare la propria missione.
1.2 Il valore della reputazione e dei doveri fiduciari
La buona reputazione è una risorsa immateriale essenziale per lo Studio Planamente. 5
All’esterno essa favorisce l’approvazione sociale, l’attrazione delle migliori risorse umane, la soddisfazione dei propri clienti, la serenità dei fornitori e l’affidabilità verso terzi in genere.
All’interno, essa consente di prendere ed attuare le decisioni senza frizioni e di organizzare il lavoro.
1.3 Il valore della reciprocità
Questo codice è pertanto improntato a un ideale di cooperazione orientato alla tutela del reciproco rispetto e vantaggio delle parti coinvolte.
Lo Studio Planamente richiede perciò ai propri clienti di agire secondo principi e regole ispirate ad un analogo ideale di condotta etica.
1.4Validità ed applicazione del codice etico
Il presente codice etico risulta costituito da:
• i principi generali sulle relazioni con i clienti, che
definiscono in modo astratto i valori di riferimento dello Studio
Planamente;
• i meccanismi di attuazione, che descrivono le modalità di controllo
finalizzate all’osservanza ed al miglioramento del codice etico.
Lo Studio Planamente richiede a tutti i propri collaboratori, a quelli di imprese collegate, oltre che a tutti i rispettivi interlocutori, di attenersi a linee di condotta coerenti con i principi generali sanciti dal presente codice.
Nella condotta degli affari i comportamenti non etici compromettono il rapporto di fiducia tra lo Studio Planamente ed i propri clienti.
2. PRINCIPI GENERALI
L’attività dello Studio Planamente, orientata a creare, gestire e fornire strumenti-servizi che comportino lo sviluppo e il miglioramento dell’imprenditoria locale e non, è ispirata ai seguenti principi.
2.1 Imparzialità
Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri clienti (gestione del cliente, organizzazione del lavoro, selezione e gestione 6
dei fornitori), età, sesso, stato di salute, razza, nazionalità, opinioni politiche e credenze religiose dei propri interlocutori.
2.2 Trasparenza e completezza dell’informazione
I responsabili e i collaboratori dello Studio Planamente sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, atte a consentire ai clienti di addivenire, nello sviluppo dei rapporti con lo stesso, a decisioni autonome e consapevoli.
In particolare, nella formulazione di qualunque forma di accordo, lo Studio Planamente avrà cura di specificare al cliente, in modo chiaro e comprensibile, i comportamenti da tenere nello svolgimento del rapporto instaurato.
2.3 Onestà
Nello svolgimento delle attività e nelle relazioni di qualunque tipo e natura, lo Studio Planamente è tenuto a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il codice etico e i regolamenti interni.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse dello Studio Planamente può giustificare un operato non conforme ad una linea di condotta onesta.
2.4 Correttezza in caso di conflitti di interesse
Nella conduzione di qualsiasi attività devono essere evitate situazioni nelle quali i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse.
2.5 Riservatezza
Lo Studio Planamente assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti (Decreto Legislativo 196/2003).
I collaboratori dello Studio Planamente sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività. 7
2.6 Valore delle risorse umane
I collaboratori dello Studio Planamente costituiscono un indispensabile fattore di successo.
Per questo motivo lo Studio Planamente tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di massimizzarne il grado di soddisfazione ed accrescerne il patrimonio di competenze possedute.
Pertanto, nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, lo Studio Planamente richiede che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa essere ritenuto lesivo della dignità ed autonomia del collaboratore.
2.7 Qualità dei servizi
Lo Studio Planamente orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela del proprio cliente oltrechè all’apprezzamento della collettività in cui opera.
Per questo motivo lo Studio Planamente sviluppa le proprie attività secondo elevati standard di qualità.
2.8 Concorrenza sleale
Lo Studio Planamente intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e predatori.
2.9 Responsabilità verso la collettività
Lo Studio Planamente è consapevole dell’influenza che le proprie attività possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività, nonché dell’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui opera.
Per questo motivo, lo Studio Planamente intende condurre le attività finalizzate al conseguimento dell’oggetto sociale, nel rispetto delle comunità locali e nazionali con cui si trova a interagire. 8
3. CRITERI DI CONDOTTA
3.1.1 Trattamento delle informazioni
Le informazioni sui clienti sono trattate dallo Studio Planamente nel pieno rispetto della riservatezza e della privacy degli interessati.
3.1.2 Omaggi e regalie
Non è ammessa alcuna forma di omaggio, regalia, promessa di benefici futuri eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, e comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione degli affari.
Tale condotta è particolarmente raccomandata nello svolgimento di rapporti con funzionari pubblici italiani ed esteri, loro parenti e affini.
Le uniche forme di cortesia ammesse devono rientrare nel concetto di modico valore, ed essere finalizzate a promuovere l’immagine dello Studio Planamente o iniziative da questo promosse: le stesse devono comunque essere autorizzate dalla direzione e supportate da idonea documentazione.
Le stesse regole risultano applicabili a omaggi e regalie ricevute dai dipendenti dello Studio Planamente.
3.1.3 Comunicazione all’esterno
La comunicazione dello Studio Planamente verso i propri clienti è improntata al rispetto del diritto all’informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.
Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale, ed è realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività.
3.2 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON IL PERSONALE
3.2.1 Gestione del personale dipendente 9
3.2.1.1 Selezione del personale
La valutazione delle candidature è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.
Le informazioni richieste ai candidati sono strettamente collegate alla verifica del profilo professionale e psicoattitudinale del singoli. Nel pieno rispetto della sfera privata e delle opinioni dello stesso.
Nelle fasi di selezione ed assunzione, la funzione Personale, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare qualunque forma di favoritismo, nepotismo, o clientelismo.
3.2.1.2 Costituzione del rapporto di lavoro
Il personale, di cui si decide l’inserimento nell’organico, è assunto con regolare contratto di lavoro.
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate informazioni relative a:
• caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;
• elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto
collettivo nazionale di lavoro;
• norme e procedure da adottare al fine di evitare comportamenti
contrari a norme di legge
Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che l’accettazione dell’incarico sia basata su un’effettiva comprensione.
3.2.1.3 Gestione del collaboratore
Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro.
Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente codice etico.
E’ assicurato il coinvolgimento dei collaboratori nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali.
Il collaboratore deve partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione e indipendenza di giudizio. 10
3.2.1.4 Valorizzazione e formazione delle risorse
Ogni responsabile utilizza e valorizza pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita dei propri collaboratori.
In quest’ambito riveste particolare importanza la comunicazione da parte dei responsabili dei punti di forza e di debolezza del collaboratore, in modo che quest’ultimo possa tendere al miglioramento delle proprie competenze anche attraverso una formazione mirata.
Lo Studio Planamente mette a disposizione di tutti i collaboratori strumenti informativi e formativi con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze ed implementare il valore professionale del personale.
E’ prevista una formazione istituzionale erogata in determinati momenti della vita aziendale del collaboratore e una formazione ricorrente rivolta al personale operativo.
3.2.1.5 Valutazione del personale
Lo Studio Planamente evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori.
Nell’ambito dei processi di gestione ed organizzazione del personale le decisioni sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori.
La valutazione dei collaboratori è determinata col coinvolgimento della funzione personale, dei responsabili di riferimento e, per quanto possibile, di tutti i soggetti che sono entrati in relazione con il valutato.
Anche in sede di valutazione la funzione personale, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo.
3.2.2 Diritti del lavoratore
3.2.2.1 Sicurezza e salute sul lavoro
Lo Studio Planamente si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza e salute sviluppando la consapevolezza dei 11
rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.
A tal fine realizza interventi di natura tecnica e organizzativa, attraverso l’introduzione di:
• un sistema integrato di gestione dei rischi, della sicurezza, delle
risorse da proteggere;
• controllo ed aggiornamento delle metodologie di lavoro;
• interventi informativi e di comunicazione.
3.2.2.2 Tutela della privacy
La privacy del collaboratore è tutelata adottando standard che specificano la tipologia delle informazioni da richiedere al collaboratore e le relative modalità di trattamento e conservazione.
Per questo motivo contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze.
Il collaboratore che ritenga di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all’età, al sesso, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose etc., può segnalare l’accaduto al responsabile dello Studio che valuterà l’effettiva violazione del codice etico.
3.2.3 Doveri del lavoratore
3.2.3.1 Criteri di condotta
Il collaboratore deve agire lealmente, nell’osservanza degli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e di quanto previsto dal codice etico, assicurando elevati standard alle prestazioni rese e massima attenzione al lavoro da svolgere.
Dovrà assolutamente evitare comportamenti tali da danneggiare i beni aziendali, la gestione aziendale, il rapporto con i clienti e l’immagine aziendale.
3.2.3.2 Utilizzo dei beni aziendali
Ogni collaboratore è tenuto a operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con gli obiettivi e le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impegno. 12
Lo Studio Planamente si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni e infrastrutture attraverso l’impiego di opportuni sistemi di controllo.
3.2.3.3 Conflitto di interessi
Tutti i collaboratori dello Studio Planamente sono tenuti a evitare situazioni da cui possano scaturire conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi il collaboratore è tenuto a darne comunicazione al proprio responsabile, il quale, secondo le modalità previste, informa la Direzione che ne valuta caso per caso l’effettiva presenza.
3.2.3.4 Gestione delle informazioni
Il collaboratore deve conoscere e attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità. E’ tenuto a elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.
3.3 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI
3.3.1 Imparzialità
I servizi e le prestazioni possono essere resi dallo Studio Planamente a tutti i soggetti richiedenti uno specifico servizio che lo Studio è in grado di offrire, successivamente ad un attento esame dei requisiti impliciti ed espliciti del cliente e la verifica della fattibilità del servizio con modalità distinte a seconda dei bisogni.
Lo Studio Planamente si impegna a non discriminare, nello svolgimento della propria attività, i propri clienti.
3.3.2 Contratti e comunicazioni ai clienti
I contratti e le comunicazioni alla clientela devono essere:
• chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino 13
a quello normalmente adoperato dagli interlocutori;
• conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o
comunque scorrette;
• completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini
della decisione del cliente.
Scopi e destinatari delle comunicazioni determinano, di volta in volta, la scelta dei canali di contatto più idonei alla trasmissione dei contenuti.
3.3.3 Comportamento dei collaboratori nel rapporto con i clienti
Lo stile di comportamento dello Studio Planamente è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
3.3.4 Controllo della qualità e della customer satisfaction
Lo Studio Planamente si impegna a garantire adeguati standard di qualità dei servizi offerti, monitorando altresì il livello di qualità percepito dall’utilizzatore.
3.4 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I FORNITORI
3.4.1 Scelta del fornitore
I processi di acquisto sono improntati alla ricerca di elevati ed efficienti standard di servizio, alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore, alla lealtà e all’imparzialità.
Pertanto ai collaboratori addetti a tali processi è richiesto di non
precludere ad alcuno – in possesso dei requisiti richiesti – la
possibilità di competere alla stipula di contratti, e di adottare – nella
scelta della rosa dei candidati – criteri oggettivi e documentabili.
Per lo Studio Planamente sono requisiti di riferimento la disponibilità
opportunamente documentata di mezzi, di strutture organizzative, di
capacità e risorse progettuali, di know-how etc.. 14
3.4.2 Integrità ed indipendenza nei rapporti
La stipula di qualunque contratto, accordo o partnership deve sempre basarsi su criteri di estrema chiarezza, evitando di ingenerare forme di dipendenza reciproca.
Pertanto:
• qualsiasi contratto di importo significativo deve essere costantemente
monitorato;
• non è ritenuto corretto indurre un fornitore a stipulare un contratto a
lui sfavorevole lasciandogli intendere un successivo contratto più
vantaggioso.
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, lo Studio Planamente prevede:
• la separazione dei ruoli tra l’unità richiedente la fornitura e l’unità
stipulante il contratto;
• un’adeguata ricostruibilità delle scelte adottate;
• la conservazione delle informazioni nonché di tutti i documenti rilevanti nella gestione del rapporto.
3.4.3 Comportamenti etici nelle forniture
Le violazioni dei principi generali del codice etico comportano meccanismi sanzionatori, tesi anche a evitare reati contro la pubblica amministrazione.
A tal fine, nel corpo dei singoli contratti, sono previste apposite clausole mirate allo scopo.
3.5 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LA COLLETTIVITA’ E CON LE ISTITUZIONI CHE LA RAPPRESENTANO
3.5.1 Politica sociale
Lo Studio Planamente persegue obiettivi coerenti con quelli di sviluppo della collettività e del contesto ambientale in cui opera.
Tale condizione trova fondamento nella consapevolezza che la soddisfazione della collettività rappresenta una delle finalità dello Studio Planamente oltre che un vantaggio competitivo. 15
3.5.2 Rapporti istituzionali
Ogni rapporto con le istituzioni pubbliche locali, nazionali ed internazionali riconducibile alla normale attività amministrativa è orientata a criteri di trasparenza e correttezza, evitando atteggiamenti di natura collusiva.
4. ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO
4.1 Comunicazione e formazione
Il codice etico è portato a conoscenza dei responsabili interni mediante apposite attività di comunicazione.
Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del codice etico a tutti i collaboratori, la funzione del personale predispone e realizza un piano annuale di formazione volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche.
Le iniziative di formazione sono differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei collaboratori; inoltre per i neoassunti è previsto un apposito programma formativo iniziale.
4.2 Compiti del responsabile dello Studio
Al responsabile del controllo interno dello Studio Planamente sono attribuiti i seguenti compiti:
• verificare l’applicazione ed il rispetto del codice etico attraverso
un’attività di monitoraggio consistente nell’accertare e promuovere il
miglioramento continuo dell’etica nell’ambito dello Studio
Planamente.
• monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della
comprensione del codice etico, garantendo lo sviluppo delle attività
di comunicazione e formazione etica, analizzando ed integrando le
proposte di revisione delle politiche e delle procedure aziendali con
significativi impatti sull’etica aziendale;
• ricevere e analizzare le segnalazioni in tema di violazione del codice
etico;
• segnalare al vertice le violazioni in tema di codice etico, proponendo
altresì eventuali modifiche ed integrazioni da apportare allo stesso. 16
4.3 Segnalazioni dei clienti
Tutti i clienti dello Studio Planamente possono segnalare, per iscritto e in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del codice etico al responsabile dello Studio Planamente che provvede ad un’analisi della segnalazione, ascoltando eventualmente l’autore ed il responsabile della presunta violazione.
E’ dovere del responsabile agire in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione (per esempio, per i fornitori: interruzione dei rapporti di affari; per i dipendenti: mancata promozione etc.). E’ inoltre assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.
4.4 Violazione e revisione in tema di codice etico.
Il responsabile dello Studio Planamente riporta le violazioni del codice etico, emerse in conseguenza delle segnalazioni dei clienti, dell’attività autonomamente svolta.
A tale soggetto spetta il compito di:
• prendere decisioni in materia di violazioni del codice etico;
• esprimere pareri in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e
procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il codice etico;
• provvedere alla revisione periodica del codice etico.